Ulkoistaminen ei tarkoita luopumista

Moni yrittäjä epäröi somen ulkoistamista, koska pelkää menettävänsä kontrollin omaan brändiinsä. Ymmärrämme huolen, sosiaalinen media on suora yhteys asiakkaisiisi, ja sen täytyy kuulostaa ja näyttää sinulta. Mutta hyvin toteutettu ulkoistus ei tarkoita kontrollin luovuttamista. Se tarkoittaa ajan vapauttamista.

Miten yhteistyö käytännössä toimii

Ammattimainen somekumppanuus rakentuu selkeiden roolien varaan. Tyypillisesti yhteistyö etenee näin:

Aloituspalaveri, Käydään läpi brändisi arvot, äänensävy, kohderyhmä ja tavoitteet
Sisältösuunnitelma, Kumppani laatii kuukausittaisen suunnitelman, jonka sinä hyväksyt
Sisällöntuotanto, Kumppani tuottaa tekstit, grafiikat ja mahdolliset videot
Hyväksyntäkierros, Sinä tarkistat ja kommentoit ennen julkaisua
Julkaisu ja seuranta, Kumppani julkaisee ja raportoi tuloksista

Mitä sinä teet, mitä kumppani tekee

Sinun roolisi on:

Kertoa yrityksesi kuulumiset ja ajankohtaiset asiat
Hyväksyä sisältösuunnitelma ja julkaisut
Jakaa kuvia ja materiaalia arjesta tarvittaessa
Vastata asiakkaiden viesteihin ja kommentteihin halutessasi

Kumppanin roolina on:

Suunnitella sisältökalenteri ja julkaisuaikataulu
Tuottaa laadukkaat tekstit, kuvat ja videot
Seurata algoritmien muutoksia ja optimoida strategiaa
Raportoida tuloksista ja ehdottaa parannuksia

Luottamus rakentuu kommunikaatiolla

Toimivan kumppanuuden perusta on avoin viestintä. Hyvä somekumppani pitää sinut ajan tasalla, kysyy kun on epäselvää ja ehdottaa aktiivisesti uusia ideoita. Sinun ei tarvitse olla somen asiantuntija, siihen kumppani on.

Tärkeintä on, että kumppani ymmärtää yrityksesi äänen. Ensimmäisten viikkojen aikana linja hioutuu, ja pian huomaat, että julkaisut kuulostavat aivan sinulta, mutta ilman, että käytät niihin tunteja viikossa.

Vapauta aikasi ydinliiketoimintaan

Somen ulkoistaminen on investointi, joka maksaa itsensä takaisin säästettynä aikana ja parempina tuloksina. Kun ammattilainen hoitaa somen, sinä voit keskittyä siihen, missä olet parhaimmillasi.

Tutustu palveluihimme ja katso hinnoittelumme, aloitetaan keskustelu siitä, miten voisimme auttaa juuri sinun yritystäsi somessa.

Mitä kannattaa antaa kumppanille ja mitä pitää itsellä

Kontrolli ei katoa ulkoistuksessa vaan silloin, kun työnjakoa ei ole kirjattu ylös. Selkein tapa on jakaa tekeminen kolmeen osaan: asiat jotka päätät itse, asiat jotka teet yhdessä kumppanin kanssa ja asiat jotka kumppani tekee itsenäisesti.

Päätät itse: viestin ydin, hinnat ja tarjoukset, uutuudet ja aikataulut, kannanotot ja kriisitilanteiden viestintä.
Päätätte yhdessä: kuukauden teemat, kampanjoiden ajankohdat, mainosbudjetin jakautuminen ja se, kuka esiintyy kuvissa ja videoissa.
Kumppani tekee itsenäisesti: kuvaukset, editointi, tekstien kirjoitus, julkaisujen ajastus, kommenttien perusvastaukset ja kuukausiraportointi.
Kirjaatte kaikki kolme kohtaa yhdelle sivulle. Yksi A4 riittää, ja sitä päivitetään 2-3 kerran vuodessa.

Omista tilit ja käyttöoikeudet itse

Yleisin virhe ulkoistuksessa ei liity sisältöön vaan tunnuksiin. Jos kumppani perustaa tilit omiin nimiinsä, yhteistyön päättyessä voi kadota sekä sisältöhistoria että mainostili. Tämä on helppo estää etukäteen.

Käytännössä yritys omistaa Meta Business Managerin, Instagram- ja Facebook-tilit, mainostilin, Google-tilit ja verkkotunnuksen. Kumppanille annetaan näihin käyttöoikeus, ei omistajuutta. Näin voit poistaa oikeudet yhdessä minuutissa ilman että mitään katoaa.

Yrityksellä on aina vähintään yksi oma pääkäyttäjä jokaisessa tilissä, mieluiten yrittäjän tai markkinointivastaavan henkilökohtaisilla tunnuksilla.
Mainostili on yrityksen omassa Business Managerissa ja maksukortti on yrityksen.
Kuvat, videot ja grafiikat toimitetaan alkuperäistiedostoina yhteiseen pilvikansioon, joka on yrityksen omistuksessa.
Sovitte kirjallisesti, että aineistoja saa käyttää myös yhteistyön päätyttyä.

Hyväksyntäkierros joka ei hidasta julkaisua

Moni pelkää, että ulkoistaminen tarkoittaa jatkuvaa tarkistamista ja korjauskierroksia. Käytännössä toimivin malli on hyväksyä sisällöt kerran kuussa etukäteen, ei julkaisu kerrallaan.

Rytmi on yksinkertainen: kumppani esittää seuraavan kuukauden sisällöt yhdessä kalenterissa noin 2 viikkoa ennen kuukauden alkua. Kommentoit kerralla, kumppani korjaa, ja sen jälkeen julkaisut lähtevät ilman erillistä lupaa. Kiireelliset ajankohtaiset julkaisut sovitaan poikkeukseksi: niissä riittää viesti WhatsAppissa tai sähköpostissa.

Kalenteri kuukausi kerrallaan, kommentit 2-3 työpäivän sisällä.
Yksi korjauskierros riittää, kun palaute annetaan yhdellä kerralla eikä pala kerrallaan.
Sovitte, mitkä aiheet vaativat aina erillisen hyväksynnän: hinnat, henkilöstöuutiset, kannanotot.
Lue tarkemmin, miten sisältökalenteri rakennetaan käytännössä.

Ensimmäiset 90 päivää kumppanin kanssa

Ulkoistus ei ala julkaisuista vaan taustatiedosta. Kun alku tehdään huolella, kolmannessa kuukaudessa kumppani osaa kirjoittaa yrityksesi äänellä ilman että joudut korjaamaan sanavalintoja.

Viikot 1-2: aloituspalaveri, käyttöoikeudet kuntoon, tavoitteet ja mittarit sovittuna, kuvamateriaalin läpikäynti.
Viikot 3-4: ensimmäinen kuvauspäivä ja ensimmäinen sisältökalenteri hyväksyttävänä.
Kuukausi 2: julkaisut käynnissä sovitulla tahdilla, ensimmäinen raportti ja palautekeskustelu.
Kuukausi 3: mitä toimi ja mitä ei, sisältötyyppien painotus säädetään lukujen perusteella.
Tavoitteet ja mittarit kannattaa sopia heti alussa: näin somen tuloksia mitataan.

Merkit siitä että kontrolli on liukumassa

Nämä havainnot kannattaa ottaa puheeksi heti, ei vasta vuosisopimuksen päättyessä. Yleensä kyse ei ole osaamisesta vaan sopimattomasta työtavasta, ja se korjataan yhdellä keskustelulla.

Et tiedä, mitä ensi viikolla julkaistaan.
Et pääse itse kirjautumaan omaan mainostiliisi tai Instagram-tiliisi.
Raportissa kerrotaan seuraajamäärä ja näyttökerrat, mutta ei yhteydenottoja, varauksia tai myyntiä.
Sisällöt voisi julkaista kuka tahansa saman alan yritys ilman että mikään muuttuisi.
Kysymyksiin vastataan hitaammin kuin asiakkaasi odottavat kommenttikentässä.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon aikaa somen ulkoistaminen vaatii minulta kuukaudessa?

Varaa noin 1-2 tuntia kuukaudessa: kalenterin hyväksyminen, raportin läpikäynti ja lyhyt puhelu. Lisäksi kuvauspäivä 2-4 tuntia silloin kun materiaalia täydennetään, tyypillisesti kerran kuussa tai kerran kahdessa kuussa.

Kuka vastaa kommentteihin ja yksityisviesteihin?

Se sovitaan alussa. Yleisin malli on, että kumppani vastaa yleisiin kysymyksiin ja kiitoksiin sovitulla äänensävyllä, ja siirtää hinta-, aikataulu- ja reklamaatioviestit sinulle. Määrittele samalla, kuinka nopeasti vastauksia odotetaan ja mitkä aiheet eivät kuulu kumppanille.

Mitä tapahtuu tileille jos yhteistyö loppuu?

Jos tilit ja mainostili ovat yrityksen omassa Business Managerissa, poistat kumppanin käyttöoikeudet ja kaikki sisältö, historia ja yleisöt jäävät sinulle. Sovi lisäksi, että kuva- ja videomateriaali toimitetaan alkuperäistiedostoina yrityksen omaan kansioon jo yhteistyön aikana, ei vasta lopussa.

Voiko someen ulkoistaa vain osan?

Kyllä, ja usein se on paras aloitus. Tavallisin jako on, että kumppani hoitaa kuvaukset, editoinnin ja julkaisut, ja yritys vastaa itse kommenteista ja viesteistä. Katso mitä sisällöntuotanto ja ylläpito kattaa, tai pyydä maksuton kartoitus niin käydään yhdessä läpi mikä osa kannattaa antaa ulkopuoliselle.

Näin ulkoistat somen ilman kontrollin menettämistä